Čas predstavuje pre mnohých ľudí vzácnu veličinu. Práve od neho sa často odvíjajú naše ďalšie smerovanie a práca. Jeho správne využívanie a s ním spojené zvládanie náročných úloh býva neraz zložité. V tomto smere ľuďom už niekoľko rokov pomáha tréner osobnej produktivity – Oliver Jakubík. Časopisu Občas nečas priblížil techniky, ktoré pomáhajú zvládať stres a dosiahnuť svoj cieľ.
Nielen študenti často riešia dilemu, ako si naplánovať svoj týždeň tak, aby dokázali zvládať veľké množstvo povinností, a popri tom si našli aj priestor na zábavu. Už v úplnom začiatku však mnohí robia chybu – snažia sa plánovať čas namiesto úloh. Práve úlohy sú kľúčové pri celkovom nastavení človeka a jeho produktivity.
V zložitej situácii je dôležitá orientácia
Hoci každý z nás funguje rozlične, postup pri optimálnom plánovaní aktivít by mal byť jasný a prehľadný. Či už sa ide o školu alebo prácu, na úplnom začiatku je potrebné určiť si finálny termín. Ide o hraničný deň, keď má byť konkrétna úloha dokončená.
Druhým krokom môže byť zaznačenie časových blokov v kalendári. Ide o takzvané „Must Have Actions“, teda povinné činnosti, ako napríklad prednášky a brigády. Okrem nich si treba určiť niektoré aktivity na odreagovanie, ktoré by sme chceli do finálneho termínu stihnúť.
V kalendári tak zostáva aj miesto s voľným časom. Nemusí ho byť veľa, napriek tomu ho využijeme aktivitou, ktorá je pre nás prioritná – štúdiom. V zmysle techniky „Getting Things Done“ je dobré si tento plán pravidelne kontrolovať a aktualizovať podľa nových potrieb.
Stres vzniká pri nesprávnej organizácii
„Ak máme pred sebou naozaj zložité úlohy, najlepšie je rozdeliť si ich ma malé kúsky, na jednotlivé kroky, ktoré potrebujeme spraviť na dosiahnutie stanoveného cieľa,“ radí Oliver Jakubík na základe vlastných skúseností. Tento trik má výrazný vplyv na lepšiu organizáciu priorít a našej činnosti, ako aj na našu psychiku. „Stres nám totiž často vzniká preto, že samotný projekt je pomerne neuchopiteľným pojmom, je to nejaká virtuálna realita,“ dodáva. Ak rozdelíme túto úlohu na jednotlivé kroky, zrazu zistíme, že v podstate ide o jednoduché úkony.
Existuje mnoho ďalších doplňujúcich či nadstavbových spôsobov. Technika „Eat That Frog“ nám pomáha určiť si prioritu poradia realizácie jednotlivých krokov. Naplánovať si časové realizačné a oddychové bloky zas pomáha technika „Pomodoro“.
Na produktivitu má vplyv aj okolité prostredie
Či už sa ide o kanceláriu alebo obyčajnú izbu, každé miesto má na nás určitý vplyv. Jednoduchšie to majú tí ľudia, ktorí majú vo svojich veciach poriadok. Nemusia premýšľať, kde majú odložené veci potrebné pre prácu. Výhodou je prehľadnosť. Miesto, kde vykonávame tieto aktivity, by malo byť dostatočne osvetlené a s prísunom čerstvého vzduchu. „Mozog riadi našu činnosť a keďže prísun kyslíka je pre jeho fungovanie kľúčový, je veľmi podstatným,“ vysvetľuje Jakubík.
Z ergonomického hľadiska je podstatné cítiť sa pohodlne. Neprirodzená poloha celkovo sťažuje naše uvažovanie a pôsobí aj na fyzickú stránku. Pre celkový pokoj od okolia, ale aj od používaných nástrojov navrhuje tréner osobnej produktivity techniku „Distraction Free“. Táto časť zahŕňa aj zjednodušené písanie. „Namiesto MS Wordu, ktorý nás láka využiť desiatky možností formátovania textu, odporúčam pri písaní použiť najprv aplikáciu, ktorá umožňuje len písanie, aby sme sa vedeli sústrediť na to podstatné – na obsah. Vizuálna úprava môže prísť neskôr,“ odporúča Jakubík.
Technika „Silent Time“ hovorí o informovaní ľudí o čase, kedy nás nemajú vyrušovať. Niekedy nie je možné ovplyvniť rušivé zvuky z vonku. „Odporúčam investovať približne 30 až 100 € do kvalitných uzavretých slúchadiel, ktoré dokážu pohltiť ruch okolia,“ prezrádza Jakubík. Metóda „Do Not Notify Me“ hovorí, aby sme si v čase sústredenia vypli všetky notifikácie, ako napríklad zvonenie mobilu, pripomienky a upozornenia.
Najväčšími zlodejmi času sme často jednoducho my sami
V mnohých prípadoch môžeme hovoriť o obyčajnej únave či demotivácii, ktoré spôsobujú našu tendenciu odkladať realizáciu vecí, prípadne sa jej úplne vyhýbať. Ďalším veľmi častým zlodejom času sú zle naplánované úlohy. V zmysle, že buď nemáme úlohy naplánované vôbec, alebo sme si naplánovali iba niektoré, prípadne sme si nenastavili pripomienku, a tak sme na úlohu jednoducho zabudli. Častým problémom je aj prerušovaná pozornosť, alebo snaha robiť viaceré veci naraz – multitasking.
Skutočný úspech závisí len od nás
Ľudia sa často pýtajú sami seba nesprávne otázky ohľadom svojej úspešnosti. Oliver Jakubík formuluje otázku trochu inak: „Je ten úspech,o ktorý sa krvopotne usilujem, naozaj to, čo reprezentuje moje skutočné osobné hodnoty a môj osobný pohľad na úspech?“ Na Slovensku je momentálne považované za úspech byť freelancerom, nedávno manažérom. Možno si niekto povie, že chce byť považovaný za úspešného svojim okolím, tak si vyberie podobnú profesiu, hoci ho nikdy nebude napĺňať.
Na záver ešte jedna myšlienka od trénera osobnej produktivity: „Ak sa niekto bude silou-mocou prispôsobovať okoliu, môže sa snažiť ako chce, ale nebude úspešný. Prečo? Okrem iného preto, že jeho osobnosť a povaha majú podstatu umelca alebo učiteľa, no on sa ich pokúša zmeniť na podnikateľské vlohy. A naopak, pokiaľ budeme napĺňať našu osobnú predstavu o úspechu, kariére a živote, celá naša osobnosť, vlohy a talenty nám pomôžu tento cieľ dosiahnuť.“
autor: Tibor Habo
foto: flickr.com
